Privatlivspolitik

Beskyttelsen af vores ansattes og kunders personlige oplysninger har altid været vigtig for os. Vi ønsker, at du som registreret bruger skal føle dig tryg ved, at dine personlige oplysninger håndteres sikkert. Med dette dokument vil vi informere dig om, hvordan vi indsamler og behandler dine personlige oplysninger, til hvilke formål vi indsamler oplysningerne, og hvor længe de gemmes. Vi vil også fortælle dig, hvilke rettigheder du har, og hvordan du kan gøre dem gældende.

Persondataansvarlig

Invoicery Danmark ApS (herefter kaldet ”Invoicery”, ”vi”), CVR-nr. 40024018, er persondataansvarlig for de personlige oplysninger, der behandles i virksomheden. Invoicery bestemmer formålet med behandlingen og på hvilken måde behandlingen skal ske.

Kontaktoplysninger til den persondataansvarlige og databeskyttelsesrådgiveren findes i slutningen af denne privatlivspolitik.

Hvad er personlige oplysninger, og hvad indebærer behandling af personlige oplysninger?

Personlige oplysninger er enhver form for information, som direkte eller indirekte kan henføres til en levende person. Eksempler på personlige oplysninger er navn, personnummer, e-mailadresse, telefonnummer, billeder og ip-nummer. Behandling af personlige oplysninger omfatter alle former for håndtering af personlige oplysninger, som f.eks. indsamling, registrering, lagring, overførsel og sletning.

Hvilke personlige oplysninger behandler vi?

Invoicery behandler mange forskellige personlige oplysninger. Hvilke oplysninger afhænger af, hvilken relation du har til os.

Medarbejdere:

Hvis du er ansat hos Invoicery, dvs. hvis du bruger vores tjenester til at fakturere uden at have dit eget firma, behandler vi de personlige oplysninger, der traditionelt behandles i forbindelse med en ansættelse. Det er f.eks. navn, CPR-nummer, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, bankoplysninger, kvitteringer for udlæg, uddannelsesbeviser og korrespondance. Behandlingen er nødvendig, for at vi kan ansætte dig eller udbetale løn til dig og opfylde vores juridiske forpligtelser som arbejdsgiver, for at vi kan opfylde aftalen med den slutkunde, der benytter sig af dine ydelser, for at vi kan håndtere kundeservicesager vedrørende dig og din kunde (kundeservice), for at vi kan opfylde vores juridiske forpligtelser over for forskellige myndigheder, og for at vi kan markedsføre vores tjenester til dig.

Kunder og leverandører:

Hvis du er kunde hos os, fordi en af vores ansatte har udført en opgave for dig, eller hvis du er en af vores leverandører, behandler vi f.eks. dit navn, personnummer, adresse, e-mailadresse, telefonnummer og korrespondance. Vi behandler disse personlige oplysninger for at kunne opfylde vores aftale med dig, for at kunne opfylde vores juridiske forpligtelser og for at kunne varetage vores og vores ansattes juridiske interesser.

Hvordan og fra hvilke kilder indsamles oplysningerne?

Vi indsamler oplysninger, når du registrerer dig på vores hjemmeside. Vi indsamler de oplysninger, som du selv lægger ind i systemet eller angiver på formularer eller dokumenter, vi beder om. Det kan f.eks. være dit navn, personnummer, adresse, e-mailadresse og erhvervstitel. Hvis du arbejder via en af vores aftalekunder, kan vi indsamle tilsvarende oplysninger direkte fra kunden. I takt med at dit ansættelsesforhold hos os fortsætter, genereres der yderligere oplysninger om dig i vores system, f.eks. dine lønspecifikationer, dit ansættelsesnummer og dit medarbejdernummer. Vi indsamler også oplysninger om dig, når du kontakter os vedrørende forhold, der har med dit arbejde hos os at gøre, f.eks. din korrespondance, sygemeldinger, uddannelsesbeviser m.m.

Ud over de oplysninger, som du selv giver os, eller som vi indsamler, når du benytter vores tjenester eller kommunikerer med os, kan vi også indsamle oplysninger fra en såkaldt tredjepart. Oplysninger, som vi indsamler fra tredjepart, er f.eks. kreditoplysninger fra kreditoplysningsbureauer og adresseoplysninger fra offentlige registre.

Vi indsamler også oplysninger om dig ved at anvende cookies på vores hjemmesider.

Hvad bruger vi oplysningerne til?

For at vi må behandle dine personlige oplysninger, kræves der hjemmel i gældende lovgivning, et såkaldt retsgrundlag. For at vores behandling af personlige oplysninger er lovlig, skal mindst ét af følgende krav være opfyldt:

• Behandlingen er nødvendig, for at vi kan opfylde den aftale, vi har indgået med dig.
• Behandlingen er nødvendig, for at vi kan opfylde en juridisk forpligtelse.
• Behandlingen er nødvendig for at tilgodese Invoicerys legitime interesser, og din interesse i beskyttelse af dit privatliv vejer ikke tungere end vores (en såkaldt ”interesseafvejning”).

Nedenfor følger en oversigt over de formål, som vi behandler dine personlige oplysninger til, samt retsgrundlaget for behandlingen.

Formål

At tilbyde vores tjenester, så enkeltpersoner kan arbejde som ansatte.

Kategorier af personlige oplysninger

Navn, personnummer, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, ansættelsesnummer, bankoplysninger, stillingsbetegnelse, kreditoplysninger, uddannelsesbeviser, autorisationsbeviser, lønoplysninger, diæter/udlæg, pensionsoplysninger, forsikringsoplysninger, sygefravær, arbejdstid, korrespondance, foto og andre oplysninger, som traditionelt er relevante i et ansættelsesforhold.

Eksempler på behandling

Identifikation.

Kreditoplysninger for at undersøge, om vi kan give den ansatte og/eller kunden kredit ved at udbetale løn på forskud.

Kontrol af faglige kvalifikationer og sikring af, at der er tilstrækkelig forsikringsdækning.

Udbetaling og administration af løn, diæter, godtgørelse af udlæg og lønindeholdelse.

Retsgrundlag: Opfyldelse af aftalemæssige og juridiske forpligtelser.

Behandlingen er nødvendig, for at vi kan indgå og opfylde vores aftale med den ansatte og varetage den administration, der er knyttet hertil. Behandlingen er desuden nødvendig, for at vi kan opfylde vores juridiske forpligtelser som arbejdsgiver (hvor det er relevant) over for den ansatte og tredjepart.

Formål

At kunne opfylde aftalen med vores kunde vedrørende den opgave, som den ansatte udfører.

Kategorier af personlige oplysninger

Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, personnummer, CVR-nummer, korrespondance, fakturaoplysninger, aftaleoplysninger, ejendomsbetegnelse.

Eksempler på behandling

Oprettelse og underskrivelse af opgaveaftaler.

Administration og udsendelse af fakturaer til kunden for udførte opgaver.

Retsgrundlag: Opfyldelse af aftaler.

Behandlingen er nødvendig, for at vi kan indgå og opfylde vores aftalemæssige forpligtelser over for vores kunde.

Formål

At kunne opfylde vores juridiske forpligtelser.

Kategorier af personlige oplysninger

Navn, adresse, e-mailadresse, personnummer, ansættelsesnummer, lønoplysninger, diæter/udlæg, pensionsoplysninger, forsikringsoplysninger, sygefravær, arbejdstid og andre oplysninger, som traditionelt er relevante i et ansættelsesforhold.

Eksempler på behandling

Skatteregnskab og indberetning, arbejdsgiverbidrag, moms m.m.

Indberetning af arbejdsgivererklæring

Retsgrundlag: Juridisk forpligtelse.

Behandlingen er nødvendig, for at vi kan opfylde vores juridiske forpligtelser i henhold til lov eller andre forfatningsmæssige bestemmelser, myndighedsforskrifter, afgørelser, anmodninger eller retningslinjer vedrørende f.eks. bogføring, skatteforhold og forpligtelser, der er knyttet til vores ansvar som arbejdsgiver.

Formål

At kunne håndtere kundeservicesager (kundeservice).

Kategorier af personlige oplysninger

Navn, personnummer, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, korrespondance, fakturaoplysninger, aftaleoplysninger, lønoplysninger, tekniske oplysninger om computer og browser m.m.

Eksempler på behandling

Kommunikation og korrespondance med ansatte, kunder og interessenter via telefon, e-mail, chat eller sociale medier.

Svar på henvendelser, håndtering af reklamationer og tvister, rådgivning, teknisk support m.m.

Retsgrundlag: Opfyldelse af aftaler og legitim interesse.

Behandlingen er nødvendig, for at vi kan opfylde vores aftale med den ansatte og vores aftale med kunden. Behandlingen er desuden nødvendig for at varetage vores og vores aftaleparters interesse i at opretholde en god kundeservice.

Formål

At kunne markedsføre vores tjenester via direkte markedsføring og remarketing.

Kategorier af personlige oplysninger

Navn, e-mailadresse, ip-nummer, tekniske oplysninger om computer og browser.

Eksempler på behandling

Udsendelse af direkte markedsføring via e-mail.

Anvendelse af cookies ved besøg på vores hjemmeside med henblik på remarketing på andre hjemmesider.

Retsgrundlag: Legitim interesse.

Behandlingen er nødvendig for at varetage Invoicerys legitime interesse i at kunne markedsføre eksisterende eller nye tjenester og informere om nye begivenheder.

Hvem kan vi dele dine personlige oplysninger med?

I visse tilfælde kan vi dele dine personlige oplysninger med andre juridiske personer.

Virksomheder i samme koncern som Invoicery Danmark ApS.

Da vi har visse koncernfælles funktioner, kan vi dele dine personlige oplysninger med andre virksomheder i koncernen.

Andre juridiske personer, som er selvstændigt dataansvarlige

Vi deler dine personlige oplysninger med andre selvstændigt dataansvarlige, dvs. virksomheder eller myndigheder, som selv bestemmer, hvordan de oplysninger, de modtager, skal behandles. Når personlige oplysninger deles med andre selvstændigt dataansvarlige, gælder deres respektive privatlivspolitikker og procedurer.

De selvstændigt dataansvarlige, som vi kan dele dine personlige oplysninger med, er:

• Offentlige myndigheder, som f.eks. Skattestyrelsen, Datatilsynet, Erhvervsstyrelsen, kommunale myndigheder, f.eks. et jobcenter, en arbejdsløshedskasse (a-kasse), som den ansatte er medlem af, politiet og Arbejdstilsynet, hvis vi er forpligtet hertil ved lov, for at opfylde vores ansvar som arbejdsgiver, eller hvis der er mistanke om kriminel aktivitet.

Behandlingen er nødvendig, for at vi kan opfylde vores aftale med den ansatte og vores aftale med kunden. Behandlingen er desuden nødvendig for at varetage vores og vores aftaleparters interesse i at opretholde en god kundeservice.

Databehandlere

For at vi kan tilbyde vores tjenester og opfylde vores forpligtelser i henhold til den aftale, vi har indgået med dig, deler vi visse af dine personlige oplysninger med virksomheder, der hjælper os med markedsføring, it-løsninger, inkassosager m.m. Disse virksomheder er databehandlere, og vi indgår en aftale med dem for at sikre, at de kun behandler dine oplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner og til det formål, de er indsamlet til.

Leverandører i tredjelande

Vi tilstræber altid at beholde de oplysninger, vi behandler, inden for EU/EØS. Nogle af vores leverandører har dog aktiviteter uden for dette område, i et såkaldt tredjeland. Hvis vi overfører dine personlige oplysninger til tredjelande, træffer vi passende sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at beskyttelsesniveauet er det samme som inden for EU/EØS. Eksempler på sådanne sikkerhedsforanstaltninger er en godkendt adfærdskodeks i modtagerlandet, standardkontraktbestemmelser, bindende virksomhedsregler og EU-U.S. Data Privacy Framework.

Hvor længe gemmer vi dine personlige oplysninger?

Vi gemmer dine personlige oplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, som oplysningerne er indsamlet til. De oplysninger, vi indsamler, og som genereres, når du bruger vores tjenester, behandles til forskellige formål og gemmes derfor også i forskellige tidsrum, afhængigt af hvad de bruges til, og af vores juridiske forpligtelser. De kan f.eks. gemmes, så længe det er nødvendigt for, at vi kan opfylde vores arbejdsgiveransvar over for dig, for at håndtere reklamationer fra din kunde, eller så længe det er nødvendigt for at overholde visse lovbestemte opbevaringsperioder vedrørende f.eks. bogføring.

Hvordan beskytter vi dine personlige oplysninger?

Vi træffer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at alle oplysninger, vi behandler, er beskyttet mod ulovlig eller uautoriseret adgang, men også mod tab, ødelæggelse eller anden skade. Kun de administratorer, der har autorisation til at tilgå vores systemer, har adgang til dine personlige oplysninger, og deres håndtering af oplysningerne er nøje reguleret af interne politikker.

Dine rettigheder som registreret bruger

Som registreret bruger har du i henhold til gældende lovgivning en række rettigheder knyttet til vores behandling af dine personlige oplysninger. Nedenfor finder du dine rettigheder, og hvad de indebærer. I slutningen af dokumentet finder du vores kontaktoplysninger. Kontakt os, hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende.

Vi behandler din anmodning uden unødig forsinkelse og normalt inden for en måned. Bemærk, at vi kan have brug for yderligere oplysninger fra dig for at bekræfte din identitet og sikre, at anmodningen kommer fra den rette person.

Ret til indsigt (registerudtræk)

Du har ret til at anmode om oplysninger om, hvilke af dine personlige oplysninger vi behandler, i form af et såkaldt registerudtræk. Anmodning om registerudtræk skal ske skriftligt, være underskrevet af dig og sendes med posten til den adresse, der står i slutningen af dette dokument. Registerudtrækket sendes til din folkeregisteradresse.

Ret til berigtigelse

Hvis de personlige oplysninger, der er knyttet til dig, er urigtige, har du ret til at anmode om berigtigelse. Du har også ret til at få ufuldstændige personlige oplysninger, der er relevante for formålet med behandlingen, fuldstændiggjort. Du har også mulighed for selv at opdatere dine oplysninger på vores hjemmeside, når du er logget ind.

Hvis personlige oplysninger berigtiges på din anmodning, informerer vi alle, som vi har videregivet oplysningerne til, om berigtigelsen, forudsat at en sådan underretning er mulig og ikke kræver en uforholdsmæssig indsats. Hvis du anmoder om det, oplyser vi dig om, hvem vi har videregivet oplysningerne til.

Ret til sletning

Du har ret til at anmode om, at dine personlige oplysninger slettes. I følgende tilfælde skal personlige oplysninger slettes:

• hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til de formål, de er indsamlet til,
• hvis behandlingen udelukkende er baseret på samtykke, og du tilbagekalder samtykket,
• hvis personlige oplysninger behandles til direkte markedsføring, og du gør indsigelse mod en sådan behandling,
• hvis du gør indsigelse mod en behandling, der sker med interesseafvejning som retsgrundlag, og der ikke findes legitime grunde, der vejer tungere end din interesse,
• hvis personlige oplysninger behandles i strid med gældende lovgivning,
• hvis sletning er nødvendig for at overholde en juridisk forpligtelse,
• hvis personlige oplysninger er indsamlet om et barn under 13 år, som du har forældremyndighed over, og oplysningerne er indsamlet i forbindelse med udbud af informationssamfundstjenester.

Der kan være juridiske forpligtelser, der forhindrer os i at slette visse personlige oplysninger. Disse forpligtelser kan f.eks. stamme fra bogførings-, skatte- eller forbrugerlovgivning. Det kan også være, at behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Hvis personlige oplysninger slettes på din anmodning, informerer vi alle, som vi har videregivet oplysningerne til, om sletningen, forudsat at en sådan underretning er mulig og ikke kræver en uforholdsmæssig indsats. Hvis du anmoder om det, oplyser vi dig om, hvem vi har videregivet oplysningerne til.

Ret til begrænsning af behandling

Du kan i visse tilfælde anmode om, at vores behandling af dine personlige oplysninger begrænses. Det betyder, at de personlige oplysninger markeres, så de kun anvendes til bestemte, afgrænsede formål.

Retten til begrænsning gælder f.eks., hvis du har anmodet om berigtigelse af dine personlige oplysninger. I disse tilfælde kan du også anmode om, at vores behandling af de personlige oplysninger begrænses, mens det undersøges, om oplysningerne er korrekte. Du kan også gøre denne ret gældende, hvis du gør indsigelse mod en behandling, der sker med interesseafvejning som retsgrundlag, og du ønsker, at behandlingen begrænses, mens det undersøges, hvis legitime interesse vejer tungest.

Hvis behandlingen af personlige oplysninger begrænses på din anmodning, informerer vi alle, som vi har videregivet oplysningerne til, om begrænsningen, forudsat at en sådan underretning er mulig og ikke kræver en uforholdsmæssig indsats. Hvis du anmoder om det, oplyser vi dig om, hvem vi har videregivet oplysningerne til.

Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod, at vi behandler personlige oplysninger på grundlag af en interesseafvejning. Ved en sådan indsigelse må vi kun fortsætte behandlingen, hvis vi kan påvise vægtige legitime grunde til behandlingen af de personlige oplysninger, som går forud for dine interesser. Vi må også fortsætte med at behandle oplysningerne, hvis det er nødvendigt for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Hvis personlige oplysninger behandles til direkte markedsføring, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen. Ved direkte markedsføring forstås alle former for opsøgende markedsføring, f.eks. via post, e-mail og sms. Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, ophører vi med at behandle dine personlige oplysninger til det formål.

Ret til dataportabilitet

Hvis du har givet os personlige oplysninger, kan du under visse betingelser have ret til at modtage disse personlige oplysninger og anvende dem hos en anden dataansvarlig. For at du kan udøve retten til dataportabilitet, skal anmodningen vedrøre oplysninger, som du selv har givet os, og som vi behandler med dit samtykke eller for at opfylde en aftale. Retten til dataportabilitet gælder derfor ikke personlige oplysninger, der behandles på grundlag af en interesseafvejning eller en juridisk forpligtelse.

Klager

Hvis du mener, at dine personlige oplysninger behandles i strid med gældende lovgivning, har du ret til at indgive en klage til Invoicery eller til Datatilsynet.

Ændringer af privatlivspolitikken

Invoicery forbeholder sig ret til at ændre og opdatere privatlivspolitikken efter behov. Den seneste version af privatlivspolitikken vil altid være offentliggjort på vores hjemmeside. Ved ændringer, der er af væsentlig betydning for vores behandling af personlige oplysninger, vil du som ansat via vores tjeneste blive informeret via e-mail i god tid, før opdateringen træder i kraft.

Cookies

En cookie er en lille tekstfil, der består af bogstaver og tal, og som gemmes i din browser eller på din enhed, når du besøger vores hjemmeside www.invoicery.dk. Cookies bruges til at forbedre din brugeroplevelse og til at analysere, hvordan du bruger vores tjeneste. Vi bruger også cookies til at målrette vores markedsføring.

Hvis du vil vide mere om cookies, og hvordan vi bruger dem, kan du finde flere oplysninger på vores hjemmeside www.invoicery.dk.

Kontaktoplysninger til persondataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver

Persondataansvarlig:

Invoicery Danmark ApS
c/o Grant Thornton, Lautrupsgade 11
2100 København Ø

CVR-nummer: 40024018

Telefonnummer: +45 72 17 08 80

E-mailadresse: info@invoicery.dk

Databeskyttelsesrådgiver:

Vores databeskyttelsesrådgiver (data protection officer) overvåger, at vi overholder gældende lovgivning, og at vi behandler dine personlige oplysninger korrekt. Hvis du vil i kontakt med vores databeskyttelsesrådgiver, kan du sende en e-mail til dpo@invoicery.dk.